Indonesian 
English Dalam dunia HR atau Human Resource, eksistensi software digital mendapatkan kepercayaan atas kemampuannya dalam memudahkan pekerjaan yang dapat berkontribusi pada pengelolaan sumber daya manusia (SDM), pengembangan karyawan perusahaan, pengolahan data, sistem penggajian, tunjangan dan banyak lagi. Lewat penyediaan perangkat lunak modern, Cloud Computing mengubah cara banyak perusahaan dalam menjalankan operasionalnya.
Kini, hampir setiap departemen dapat dimaksimalkan oleh Cloud Computing, termasuk departemen HR. Cloud Computing menggeser proses konvensional pada HR dan hal manual lainnya dengan sistem otomatis yang lebih efisien, produktif, mampu memberikan value (nilai) dalam suatu perusahaan.
Berarti, Cloud Computing sudah terverifikasi dong efektivitas dan efisiensi dalam mengatasi masalah sistem SDM tradisional yang seringkali membuat para HR kesal karena kesulitan yang dialami? Yuk Sobat KolegaHR, kita pahami bersama dan berkenalan dengan perlakuan “layanan awan” ini yang berhasil menghipnotis para perusahaan!
Apa itu Cloud Computing?
Cloud Computing atau yang sering digadang-gadangkan sebagai layanan komputasi awan bermula dari gabungan kata penggunaan teknologi komputer (komputasi) dan pengembangan dengan berbasis internet (cloud; awan) merupakan penyediaan sumber daya yang memberikan layanan komputasi dari internet seperti server, penyimpanan data, database dan perangkat lunak. Istilah cloud inilah dijadikan sebagai metafora untuk menggambarkan komputer dan internet pada visualisasi diagram/flowchart. Jika disederhanakan, cloud computing adalah layanan komputasi yang berbasis internet.
Cloud computing ini sangat membantu dalam menyimpan data di “cloud” atau ruang virtual dari server jarak jauh. Jadi, kapan pun, dimanapun Anda berada, data bisa terakses dalam catatan kalian terhubung dengan jaringan internet. Bahkan, lebih menggiurkan lagi, cloud computing ini memungkinkan Anda untuk mengakses penyimpanan, database yang kalian punya tanpa harus membeli data center ataupun server fisik milik perusahaan tempat Anda bekerja atau perusahaan sendiri.
Wah, menarik ya! Apalagi di zaman serba digital ini, sistem SDM tradisional seringkali memicu frustasi Anda karena kurangnya aksesibilitas, keamanan data, skalabilitas dan kepatuhannya yang tergolong rendah nih. Dengan hadirnya software HR berbasis cloud ini berhasil membuat para HR jatuh cinta karena berhasil mengatasi masalah yang ada dengan menyederhanakan operasional SDM, meningkatkan efisiensi pekerjaan dan mendorong pertumbuhan berkelanjutan.
Sebagai sobat profesional SDM Anda, KolegaHR telah menyusun panduan mengenai manfaat sistem HRIS berbasis cloud ini dengan mengungkapkan fakta dibalik penawaran yang diberikan oleh Cloud Computing secara proaktif terhadap fungsi SDM. Simak penjelasannya dibawah ini!
Apa itu HRIS berbasis Cloud?
Sistem HRIS berbasis cloud adalah solusi perangkat lunak terpusat yang memanfaatkan teknologi cloud untuk mengelola berbagai fungsi SDM dalam suatu organisasi secara efisien. Ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan digital untuk semua data terkait SDM. Sistem ini diakses dengan internet yang aman dan modern sehingga aksesibilitas real-time, kolaborasi tanpa batas dan peningkatan akan keamanan data terjamin.
Manfaat Teknologi Cloud Computing Bagi Perusahaan
1. Meningkatkan Efisiensi Perusahaan
Perusahaan dengan jumlah tenaga kerja yang banyak di berbagai lokasi akan mendapatkan manfaat dari peningkatan efisiensi perusahaan ketika menggunakan solusi SDM berbasis cloud ini. Misalnya, data real-time memungkinkan profesional HR untuk mengakses informasi terbaru karyawan terlepas dari lokasi fisik mereka.
Kedekatan akses memberdayakan mereka untuk mengambil keputusan yang tepat dan tepat waktu, merespons isu-isu penting tanpa penundaan, dan secara proaktif mengatasi tren ketenagakerjaan. Akurasi dan konsistensi juga ditingkatkan melalui data terpusat, sehingga mengurangi risiko kesalahan yang dapat timbul dari entri data manual dan penggunaan sistem terpisah. Mengotomatiskan proses SDM juga mengurangi beban administratif, memungkinkan departemen SDM untuk fokus pada inisiatif strategis yang mendorong keberhasilan organisasi.
Pernyataan proses SDM yang mendapat manfaat dari otomatisasi meliputi:
- Orientasi dan offboarding
- Administrasi manfaat
- Pelacakan waktu istirahat
- Pengelolaan data karyawan
- Proses rekrutmen
- Pemeriksaan latar belakang
- Pemrosesan penggajian
- Manajemen kepatuhan dan dokumentasi — dan banyak lagi!
Meningkatkan efisiensi seluruh perusahaan melalui sistem HRIS otomatis dapat meminimalkan redundansi dan ketidakakuratan jarak jauh serta mencegah kesalahan saat mengelola basis karyawan yang besar. Operasi menjadi lebih efisien, akurat, dan terukur sekaligus meminimalkan gangguan alur kerja.
2. Meningkatkan kolaborasi dan komunikasi antar tim
HRIS berbasis cloud mampu mengatasi hambatan jarak fisik dan zona waktu, meningkatkan komunikasi dengan memusatkan semua data dan proses SDM pada platform berbasis cloud. Dengan cara ini, tim HR dapat dengan mudah berkolaborasi dalam berbagai tugas, berbagi informasi, dan bekerja sama secara real-time, terlepas dari lokasi geografis.
Beberapa fitur yang memungkinkan hal ini mencakup dasbor bersama dan manajemen dokumen kolaboratif, terutama ketika mengintegrasikan sistem dengan perangkat lunak dan SDM lainnya. Portal layanan mandiri karyawan dan akses seluler menjadi fitur selanjutnya yang juga dapat meningkatkan kolaborasi.
Misalnya, kemudahan portal ESS untuk memberdayakan karyawan dalam mengakses dan mengelola informasi serta tugas terkait SDM, memberi mereka kendali atas aktivitas tertentu dan mengurangi beban tim SDM. Dengan memastikan setiap SDM dapat mengakses informasi terkini tentunya akan meminimalisir ketidakakuratan dan memicu kelancaran kolaborasi tim sehingga pengambilan keputusan diambil secara cepat dan tepat.
3. Menawarkan fleksibilitas
Cloud computing menawarkan fleksibilitas yang dirancang untuk mengakodomasi kebutuhan organisasi, baik itu startup kecil hingga perusahaan multinasional besar, sistem Cloud HRIS dapat dengan mudah meningkatkan dan menurunkan skalanya yang disesuaikan dengan perubahan kebutuhan. Misalnya, fleksibilitas yang dimiliki oleh cloud memungkinkan perusahaan menyesuaikan penyimpanan, kekuatan pemrosesan, dan lisensi pengguna seiring pertumbuhan bisnis namun tetap bertanggung jawab dan efisien.
Kemampuan integrasi memungkinkan sistem HRIS menyederhanakan proses SDM, mengurangi duplikasi data, dan memastikan konsistensi data. Beberapa alat tersebut mencakup sistem penggajian, sistem waktu dan kehadiran, serta platform manajemen bakat—semuanya terintegrasi dengan sistem canggih.
4. Menghemat Biaya
Sistem Cloud menawarkan berbagai cara untuk menghemat uang, menjadikannya solusi ideal bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan operasi SDM mereka. Dikatakan demikian karena tanggung jawab pemeliharaan sistem, pembaruan, dan keamanan terletak pada penyedia layanan, sistem cloud mengurangi biaya dukungan TI.
Kebutuhan akan intervensi manual juga berkurang karena sistem cloud HRIS menghemat energi yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif yang memakan waktu. Ini membuat perusahaan global memperoleh keuntungan tanpa memerlukan proses migrasi data dengan biaya mahal karena dengan sistem ini diberikan model harga yang dapat diprediksi bahkan peningkatan keamanan data terjamin sehingga mengurangi risiko pelanggaran data dan potensi kerugian finansial akibat insiden keamanan.
5. Terjaganya privasi dan keamanan data
Sistem HRIS berbasis cloud memenuhi kebutuhan perusahaan global dengan memastikan perlindungan data. Sistem ini memiliki fitur protokol enkripsi yang kuat, kontrol akses yang aman, pencadangan data, dan audit keamanan rutin sehingga langkah-langkah keamanan dan kepatuhan tingkat lanjut tetap terjaga.
Ini mencakup perlindungan data karyawan yaitu informasi pribadi dan informasi yang sifatnya sensitif (tidak boleh disebarluaskan). Dengan begitu, keselamatan operasional terjamin serta terjalinnya kepercayaan, meningkatnya produktivitas dan semangat kerja dari para karyawan perusahaan.
Nah, sekarang Anda telah mengetahui apa itu cloud computing dan keunggulan menggunakan dalam perusahaan Anda, bukan? Jika Anda mencari penyedia layanan publik cloud yang terpercaya, Cloud Computing jawabannya.
Platform SDM dengan seribu kebaikan yang dimiliki dengan fitur keamanan data yang terjamin, terintegrasi, dan otomatisasi alur kerja yang sederhana. Cloud Computing beroperasi secara efisien di seluruh zona waktu dan benua, menghasilkan pengembangan tenaga kerja yang patuh dan pastinya hemat uang dalam prosesnya.
Reference:
