Indonesian 
English Bagi Anda yang akan memulai usaha, seringkali yang terlintas dalam pikiran kalian hanyalah memperhatikan modal, strategi dan hal-hal lainnya. Tanpa kalian sadari, ada hal yang terlihat kecil tapi perannya sangat penting, salah satunya adalah daftar hadir karyawan.
Mengimplementasikan daftar hadir karyawan bukanlah suatu hal yang mudah sebab ini menjadi aspek penting yang dapat mempengaruhi banyak hal. Misalnya, untuk melengkapi pemenuhan hak dan kewajiban karyawan yaitu mengukur besaran gaji karyawan Anda. Dengan daftar hadir yang Anda miliki, ini akan sangat membantu memberikan besaran gaji yang sesuai, namun ketika Anda menerapkan manajemen daftar hadir yang buruk pastinya perhitungan gaji ikut memburuk. Pasalnya, dengan kesalahan perhitungan akan fatal akibatnya, karena yang masuk ke dalam jurang itu bukan hanya karyawan Anda, tapi perusahaan Anda juga akan turut serta kecemplung dalam lubang yang sama. Mengerikan, bukan?
Nah, untuk menghindari perusahaan Anda masuk ke dalam “jurang kehancuran” dan “hari kematian” menjemput, Anda dapat menggunakan berbagai metode daftar hadir. Mulai dari yang sederhana hingga yang lebih terstruktur, tergantung pada kebutuhan perusahaan atau organisasi Anda.
Langkah 1: Memilih Format Daftar Hadir Karyawan
Absensi karyawan dapat terbagi ke dalam berbagai format dan jenis, mulai dari metode tradisional hingga solusi yang lebih canggih menggunakan teknologi. Ketahui beberapa jenis absensi karyawan yang paling umum berikut ini!
1. Absensi Tradisional
- Manual
Metode ini disebut sebagai metode jadul alias tradisional. Biasanya, karyawan mencatat waktu masuk dan pulang mereka dengan menggunakan buku absensi atau kartu absensi masing-masing. Tapi, format ini tentunya tergolong kurang efektif mengingat mudahnya karyawan untuk memanipulasi dan memalsukan absen, terjadinya ketidakakuratan dan kesalahan pencatatan hingga lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mengelolanya.
- Excel
Sistem absensi ini dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak manajemen guna memudahkan pemrosesan data. Dalam beberapa kasus, hasil absen akan terintegrasi dengan absensi kehadiran di Excel. Dengan bantuan Excel ini, perusahaan Anda tidak perlu repot-repot memasukkan daftar hadir karyawan satu per satu.
- Online
Daftar hadir online merupakan solusi modern untuk pengelolaan kehadiran karyawan yang efektif. Anda bisa menggunakan aplikasi absensi online yang banyak tersedia di pasaran, membuat halaman khusus di website perusahaan Anda untuk absensi online hingga mengaplikasikan form absensi online menggunakan Google Form dan membagikannya kepada karyawan.
Ada beribu pilihan yang diberikan untuk absensi online ini, namun kembali lagi ini bergantung kepada kebutuhan masing-masing perusahaan. Tapi yang jelas, ketika Anda menggunakan metode online ini, Anda dapat menghemat waktu dan biaya, meningkatkan akurasi data absensi, dan mendapatkan fitur canggih yang dapat membantu Anda mengelola karyawan dengan lebih baik.
2. Absensi Terintegrasi dengan Sistem
- Fingerprint
Teknologi sidik jari menjadi solusi terpopuler dalam sistem absensi karyawan karena penggunaannya yang mudah. Karyawan hanya mendaftar sidik jari mereka di database, sehingga mesin dapat membaca dan mengenali sidik jari karyawan yang telah terdaftar di sistem. Meskipun sistem ini menawarkan kemudahan dengan tingkat keamanan tinggi beserta kecepatan dalam mencatat absensi, Anda perlu perangkat keras khusus dalam mendeteksi setiap sidik jari karyawan. Artinya, diperlukan biaya implementasi yang tinggi dan kepastian sistem terbaik guna mengenali sidik jari secara akurat dan cepat.
- Absensi Digital
Berikutnya adalah absensi digital, yang menjadi solusi efisien dan lebih modern, ketimbang absen manual. Dengan sistem ini, karyawan hanya memerlukan koneksi internet dan sebuah smartphone. Seperti solusi yang sudah diberikan dari KolegaHR sebagai jembatan dalam mendigitalisasi proses kepegawaian perusahaan.
Tentunya ini sangat mempermudah dan membantu proses pencatatan kehadiran dengan aplikasi absensi online melalui perangkat yang Anda miliki. Ini menunjukkan efisiensi yang terjamin dari aplikasi KolegaHR. Selama kurang lebih 7 tahun berdiri, aplikasi ini telah digunakan oleh perusahaan kecil, menengah hingga besar untuk optimasi dan otomatisasi proses administratif kepegawaian.
Jadi, kalian nggak perlu takut lagi dan percayakan proses kepegawaian kalian dengan aplikasi KolegaHR!
Langkah 2: Memasukkan Data
Anda dapat mengelola daftar hadir karyawan dengan berbagai metode sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Namun, Anda juga perlu mengetahui bagaimana cara memasukkan data dari setiap metode yang akan Anda gunakan agar efisiensi dan ketepatan tetap terjaga demi keberlangsungan dan efektivitas kinerja perusahaan. Berikut penjelasan singkat mengenai cara menggunakan masing-masing metode:
Berdasarkan Absensi Tradisional
- Absensi Manual
- Metode ini melibatkan penggunaan buku absensi.
- Karyawan akan mencatat waktu kedatangan dan pulang mereka secara manual di buku yang telah disediakan.
- Data kemudian diinput oleh departemen HR secara manual ke sistem komputer atau Excel untuk kemudian diolah lebih lanjut.
- Excel
- Membuat spreadsheet Excel untuk mencatat daftar hadir dan pulangnya karyawan.
- Setiap baris dapat mewakili satu karyawan dengan kolom untuk tanggal, waktu masuk, pulang dan catatan lain.
- Gunakan rumus Excel untuk menghitung total jam kerja, keterlambatan, dan lain-lain.
- Online
- Google Form
- Buatlah formulir untuk setiap karyawan memasukkan waktu kehadiran dan pulang mereka setiap hari.
- Setelah form diisi, semua tanggapan akan disimpan secara otomatis dalam spreadsheet Google Sheets.
- Manfaatkan fungsi spreadsheet untuk menghitung total jam kerja dan data lainnya.
- Web Perusahaan
- Sistem ini akan Anda sambungkan dengan website perusahaan.
- Karyawan akan masuk/login ke sistem dan memasukkan data waktu datang dan pulang mereka.
- Data absensi tersimpan otomatis dalam basis data untuk diakses oleh departemen HR.
Berdasarkan Absensi Sistem
- Fingerprint
- Mendaftarkan sidik jari karyawan dalam mesin absensi fingerprint.
- Setiap waktu kedatangan dan kepulangan, karyawan akan meletakkan jarinya pada mesin absensi.
- Data absensi akan diunduh secara berkala dari mesin dan disimpan dalam format file tertentu (CSV atau Excel).
- Setelah data diunduh, maka data diolah menggunakan software spreadsheet (Excel atau Google Sheets) yang bisa digunakan untuk menghitung total jam kerja, lembur serta data-data karyawan.
- Digital
- Umumnya, sistem digital ini berarti menggunakan aplikasi dengan kepemilikan format data tersendiri. Format data ini menentukan struktur dan isi data absensi yang harus mereka masukkan dalam sistem.
- Sistem digital sudah terintegrasi dengan teknologi yang canggih sehingga otomatis mencatat waktu masuk dan keluar karyawan.
- Data yang diterima dari sistem akan diunggah ke sistem aplikasi secara real-time dan secara otomatis akan dibagikan ke sistem lain untuk keperluan penggajian dan pengelolaan SDM.
Langkah 3: Pertimbangkan Fitur Tambahan
Daftar hadir karyawan menjadi elemen krusial dalam manajemen SDM guna melacak kehadiran dan waktu kerja karyawan. Namun, daftar hadir tradisional dengan format yang terlalu sederhana mungkin tidak layak dan cukup dalam memenuhi kebutuhan perusahaan yang kompleks. Untuk itu, diperlukan pertimbangan fitur tambahan seperti berikut ini:
1. Fitur inti
- Otomatisasi: menghitung jam kerja, lembur, cuti secara otomatis.
- Integrasi: menghubungkan daftar hadir dengan sistem penggajian dan SDM.
- Analisa data: memberikan gambaran tentang pola absensi, tren lembur, tren cuti dan performa karyawan.
2. Fitur keamanan dan ketepatan
- Verifikasi identitas: dapat mengaplikasikan sidik jari, PIN dan pengenalan wajah.
- Geolocation: memastikan karyawan menandai absen dari lokasi yang ditentukan.
- Laporan real-time: menyuguhkan informasi terkini dari kehadiran karyawan.
3. Fitur Kepatuhan dan Akuntabilitas
- Pencatatan lembur: memastikan karyawan hanya dibayar untuk jam kerja yang sah.
- Persetujuan cuti dan izin: proses cuti dan izin dijalankan secara online.
4. Fitur Motivasi dan Kepuasan Karyawan
- Diberikannya akses yang mudah bagi karyawan tentang informasi absensi mereka.
- Fitur gamifikasi: memberi penghargaan dan insentif bagi karyawan dengan kinerja yang baik.
Tips Pembuatan Daftar Hadir Karyawan
Membuat daftar hadir karyawan yang efektif dan efisien dapat membantu perusahaan dalam mengelola waktu dan kehadiran karyawan dengan baik.
Lantas, bagaimana membuat daftar hadir karyawan yang baik? Simak tips dibawah ini!
- Pergunakan format yang mudah dipahami dan digunakan oleh karyawan.
- Lakukan pelatihan secara kontinu kepada karyawan terkait penggunaan sistem absensi karyawan.
- Pertimbangkan untuk menggunakan fitur tambahan seperti verifikasi identifikasi, geolocation dan laporan real-time.
- Gunakan aplikasi absensi online untuk menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi perusahaan.
- Lakukan monitoring dan analisa data kehadiran untuk meningkatkan disiplin kerja karyawan.
Daftar hadir karyawan menjadi dokumen penting dalam perusahaan yang mencatat kehadiran dan absensi karyawan. Sifatnya yang penting ini mendesak perusahaan untuk mengaplikasikan daftar hadir karyawan yang efektif dan efisien sesuai dengan format, platform dan implementasi fitur tambahan yang tepat berdasarkan kebutuhan perusahaan Anda. Dengan pengelolaan dan pemilihan yang tepat, daftar hadir akan sangat membantu Anda dalam meningkatkan disiplin dan produktivitas karyawan serta membangun budaya kerja yang positif.
KolegaHR, Solusi Permudah Kelola Daftar Hadir Karyawan Anda!
Gunakan KolegaHR untuk pengelolaan sumber daya perusahaan Anda. Sistem ini telah dipercaya dalam mendigitalisasi perusahaan dengan implementasi proses kepegawaian yang bebas dari manipulasi data. KolegaHR hadir bukan hanya mengatur kehadiran, cuti, lembur dan penggantian biaya secara efisien, tetapi telah terintegrasi dengan teknologi pengenalan wajah untuk akurasi dan keamanan yang terpercaya.
Tunggu apalagi? Yuk download aplikasi KolegaHR sekarang juga dan nikmati kemudahan akses serta efisiensi tingkat tinggi bagi sumber daya perusahaan Anda dalam menangani administratif demi terjangkaunya strategi bisnis yang lebih besar, handal dan pastinya terjamin!
Reference:
