Indonesian 
English Sistem payroll yang mumpuni merupakan tulang punggung manajemen sumber daya manusia yang efisien di setiap perusahaan. Sistem ini tidak hanya bertanggung jawab untuk menyalurkan dan menghitung gaji karyawan tepat waktu, tetapi juga berperan penting dalam memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan dan ketentuan hukum yang berlaku. Dengan adopsi teknologi yang tepat, otomatis sistem payroll mampu mengotomatiskan proses-proses yang kompleks, seperti pemotongan pajak, penyesuaian gaji, hingga pelaporan keuangan terkait. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga mengurangi risiko terjadinya human error yang dapat timbul dari proses manual.
Ini menunjukkan bahwa pemilihan dan implementasi sistem payroll yang tepat menjadi suatu keharusan bagi perusahaan. Ini dapat memberikan nilai tambah yang signifikan baik bagi operasional internal maupun bagi karyawan yang berperan sebagai aset utama perusahaan. Tapi, apa sajakah aspek yang harus dipertimbangkan sebelum memutuskan pilihan sistem payroll untuk perusahaan Anda?
Aspek Apa yang Harus Diperhatikan Saat Memilih Sistem Payroll?
Agar tidak salah memilih sistem payroll untuk perusahaan Anda, perhatikan beberapa aspek dibawah ini:
Keamanan terjamin
Keamanan merupakan salah satu aspek utama yang harus diperhatikan saat memilih sistem payroll karena sistem ini mengelola informasi sensitif seperti data gaji dan informasi personal karyawan. Kehilangan atau kebocoran data dapat berdampak serius baik secara finansial maupun reputasi bagi perusahaan.
Dengan begitu, perusahaan dipastikan harus memilih sistem payroll yang terjamin keamanannya seperti dilengkapi dengan kontrol akses yang ketat, enkripsi data, serta sistem perlindungan terhadap ancaman cyber. Hal ini tidak hanya melindungi informasi dari akses yang tidak sah, tetapi juga memastikan bahwa perusahaan mematuhi regulasi privasi data yang semakin ketat. Dengan keamanan yang terjamin, perusahaan dapat menjaga integritas dan kepercayaan karyawan serta meminimalkan risiko terhadap kebocoran data yang dapat merugikan.
Fleksibel dan kompatibel
Seiring berjalannya waktu, kebutuhan perusahaan terus berkembang dan menjadi beragam, yang membuat pemilihan dalam sistem payroll harus diperhatikan dari segi fleksibilitas dan kompatibilitasnya. Arti fleksibel disini adalah sistem payroll harus bisa menyesuaikan dengan kebijakan internal perusahaan, peraturan perpajakan yang berubah, serta kebutuhan khusus seperti berbagai jenis penggajian atau struktur organisasi yang kompleks.
Selain itu, pastikan sistem payroll yang akan Anda pilih memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem lain dalam perusahaan, seperti sistem manajemen kehadiran atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning), yang memungkinkan untuk pertukaran data yang efisien dan menyeluruh antar departemen. Dengan demikian, sistem payroll yang fleksibel dan kompatibel tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga mendukung transformasi digital dan pertumbuhan organisasi secara keseluruhan.
Memiliki fitur yang lengkap
Aspek yang tidak kalah penting untuk ada dalam sistem payroll adalah keberadaan fiturnya yang lengkap. Karena ini memastikan bahwa sistem dapat menangani seluruh proses penggajian secara komprehensif, mulai dari perhitungan gaji, pemotongan pajak, hingga pembayaran langsung ke rekening karyawan beserta dengan pelaporan yang akurat.
Ketika sistem payroll yang akan dipilih sudah dilengkapi dengan fitur-fitur yang memadai, artinya mampu mengakomodasi berbagai kebutuhan administrasi dan hukum yang berbeda-beda di berbagai wilayah. Ini juga termasuk kemampuan menghasilkan laporan secara detail dan penyediaan audit trail yang jelas demi memudahkan proses audit internal maupun eksternal. Jadi, pastikan ketika memilih sistem payroll, fitur sudah lengkap sehingga pengelolaan gaji karyawan dapat dilakukan dengan efisien, akurat, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.
Kemudahan pengguna
Aspek ini mempengaruhi produktivitas staf HR dan kepuasan karyawan. Untuk itu, diharapkan sistem payroll yang dipilih memiliki antarmuka yang intuitif dan proses yang mudah dipahami, sehingga pekerjaan HR menjadi lebih efisien dan mengurangi potensi kesalahan administratif.
Ini juga memberi keuntungan bagi sisi karyawan, sebab karyawan jadi mudah untuk mengakses informasi gaji mereka, mengajukan perubahan data, atau mengakses laporan pajak juga sangat penting dalam mendukung transparansi dan keterlibatan. Ini menunjukkan bahwa sistem payroll yang mudah digunakan tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga mengurangi waktu pelatihan yang diperlukan bagi staf baru atau yang mengelola sistem tersebut secara berkala.
Biaya Terjangkau, Namun Kualitas Terbaik
Kini, ada begitu banyak aplikasi yang menawarkan sederet manfaat dan fitur terbaiknya. Tapi, apakah penawaran manfaat dan fiturnya sebanding dengan budget yang Anda punya? Untuk itu, pastikan Anda memilih aplikasi dengan biaya yang sesuai dengan budget perusahaan Anda ya. Seperti aplikasi buatan anak bangsa dengan kualitas yang tidak kalah menarik dengan aplikasi buatan luar negeri, yaitu tidak lain aplikasi KolegaHR.
Hanya bermodalkan “unduh aplikasi”, Anda dimanjakan dengan sederet fitur-fitur lengkap apalagi sistem payroll dan lihat bagaimana KolegaHR dapat membantu Anda dalam mengoptimalkan kinerja bisnis.
Solusinya Ya KolegaHR dong!
Setelah mengetahui apa saja yang menjadi pertimbangan dalam memilih aplikasi payroll yang tepat, mungkin Anda masih bertanya aplikasi apa yang telah memenuhi beberapa kriteria diatas? Jawabannya cuma satu, apalagi kalau bukan Aplikasi KolegaHR!
Satu aplikasi yang mampu mengotomatisasi proses administrasi manajemen karyawan. Bahkan aplikasi ini juga didesain oleh anak bangsa dengan mengedepankan efisiensi dan kemudahan bagi karyawan, lho!
Mengejutkannya lagi, aplikasi ini memang sudah memiliki fitur penggajian yang sudah terintegrasi dengan presensi yang memudahkan dalam perhitungannya dan sudah sesuai dengan ketentuan PPh 21 TER 2024.
Dengan sistem payroll ini akan membantu HR dalam mempermudah pekerjaannya yang bahkan beberapa proses administrasi bisa dilakukan dengan cepat dan otomatis. Jadi, peran HRD hanya sebatas mengambil keputusan strategis beserta dengan pelayanan karyawan sebagai salah satu aset berharga perusahaan.
Sistem payroll menjadi sistem yang harus ada pada setiap perusahaan untuk mempermudah dan mengefisienkan kinerja HRD. Nah, pastikan sistem penggajian karyawan harus terintegrasi dengan sistem kehadiran karyawan agar dapat mempercepat proses, menghemat waktu dan biaya, serta yang pasti menjadi solusi yang dapat memperingan pekerjaan.
Salah satunya dengan menggunakan aplikasi KolegaHR. Selain mudah untuk digunakan dan dipahami, aplikasi ini juga bisa Anda dapatkan dengan biaya yang sangat terjangkau ya.
Jadi tunggu apalagi? Segera gunakan aplikasi KolegaHR dan dapatkan uji coba GRATIS sekarang juga!
Reference:
