Cara Mudah Membuat Jadwal Kerja Shift Dengan Excel

Membuat jadwal kerja shift merupakan tugas yang tidak selalu mudah, mengingat perlu mengatur pembagian jam kerja agar setiap pegawai mendapatkan proporsi yang sama dalam satu bulan. Oleh karena itu, sebagai bagian dari departemen sumber daya manusia, penting untuk dapat menghitung dan menyusun jadwal shift yang sesuai dalam perusahaan yang menerapkan sistem shift.

Baca Juga: Contoh Sikap Profesional Dalam Perusahaan!

Penghitungan jadwal shift ini bertujuan agar perusahaan dapat mematuhi ketentuan perundang-undangan yang mengatur bahwa karyawan tidak boleh bekerja melebihi 40 jam dalam seminggu. Lalu, bagaimana cara membuat jadwal kerja shift dengan menggunakan rumus Excel yang benar?

Membuat Jadwal Kerja Shift dengan Excel

Menghitung jadwal shift menggunakan rumus Excel berguna untuk memastikan bahwa jam kerja karyawan terdistribusi dengan adil sesuai dengan ketentuan hukum. Dalam pembuatan jadwal kerja shift, terdapat beberapa ketentuan yang didasarkan pada undang-undang ketenagakerjaan yang harus diperhatikan.

Lama kerja purna waktu atau shift dalam sehari adalah 7 jam, setara dengan 40 jam seminggu dengan 6 hari kerja dalam seminggu. Sedangkan lama kerja purna waktu atau full time dalam sehari adalah 8 jam, setara dengan 40 jam dalam 5 hari kerja dalam seminggu.

Aturan tersebut memungkinkan perusahaan menentukan waktu lembur jika shift kerja melebihi jam kerja maksimum dalam satu minggu. Dengan menggunakan perhitungan Excel, Anda dapat mengamati dan meramalkan distribusi shift, misalnya jika ada ketidakseimbangan dalam penugasan shift.

Baca Juga: Hak dan Kewajiban Karyawan dalam Perusahaan

Contoh Kasus: Jadwal Kerja Shift untuk Pekerja Restoran 24 Jam dengan 6 Karyawan dalam 3 Shift

Misalkan Anda memiliki sebuah restoran yang beroperasi 24 jam dengan 6 karyawan yang bekerja dalam tiga shift. Shift pertama dimulai pada pukul 08.00 – 16.00, shift kedua dimulai pukul 16.00 – 24.00, dan shift malam dimulai pada pukul 24.00 – 08.00.

Keterangan:

1. Angka 1 adalah shift pagi, 2 adalah shift sore, dan 3 adalah shift malam.
2. “O” digunakan untuk menandai hari libur.

Langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat jadwal kerja shift dengan Excel adalah sebagai berikut:

1. Sesuaikan kolom waktu dengan jenis shift yang telah dijelaskan sebelumnya; 1 adalah shift pagi, 2 adalah shift sore, dan 3 adalah shift malam. Anda juga dapat menambahkan kolom “libur” untuk menghitung jumlah hari libur karyawan dalam seminggu pertama.
2. Untuk mengisi jumlah jam kerja pada setiap shift, Anda dapat menggunakan rumus Excel COUNTIF. Contohnya, untuk menghitung shift 1 (pagi), gunakan rumus =COUNTIF(C4:I4, “1”). Angka 1 digunakan sebagai kriteria atau penanda shift pagi dalam tabel.
3. Terapkan langkah yang sama untuk menghitung jumlah jam kerja di shift lain dengan mengubah kriteria sesuai dengan jenis shift. Jika shift pagi diwakili oleh 1, shift sore oleh 2, dan shift malam oleh 3, Anda harus menyesuaikan kriteria dalam rumus COUNTIF.
4. Untuk menghitung jumlah hari libur, gunakan rumus yang sesuai, seperti =COUNTIF(C4:I4, “O”).
5. Selanjutnya, Anda bisa menghitung total jam kerja per minggu dengan rumus manual. Sesuai dengan peraturan yang mengizinkan 8 jam kerja per hari dengan 7 jam kerja dan 1 jam istirahat.Oleh karena itu, setiap kolom shift dihitung dengan mengalikan 7 kemudian ditambahkan dengan 5 jam istirahat.

Baca Juga: Ini Tugas dan Fungsi Supervisor Dalam Sebuah Perusahaan

Jika Anda kesulitan menggunakan Excel, Anda juga dapat mempertimbangkan penggunaan aplikasi manajemen jadwal yang memudahkan perencanaan shift karyawan, seperti SmartPresence. Dengan menggunakan aplikasi ini, HR dapat dengan mudah mengatur jadwal kerja karyawan, dan karyawan dapat mengakses jadwal mereka melalui smartphone. Jadi, jika Anda ingin lebih efisien dalam mengelola jadwal shift, pertimbangkan untuk menggunakan teknologi yang telah tersedia.